Coraz częściej osoby podejmujące decyzję o zleceniu rekrutacji pytają jak obliczyć zwrot z inwestycji związanej z rekrutacją nowego managera (ROI w Executive Search). Jest to tym bardziej trudne i ważne gdy w grę wchodzi rekrutacja na stanowiska kierownicze.
Zacznijmy od definicji ROI.
1. Definicja
ROI w rekrutacji typu executive search odnosi się do oceny finansowej korzyści płynących z inwestycji w procesy rekrutacyjne na wysokie stanowiska kierownicze. Jest to wskaźnik, który pokazuje, ile firma zyskuje w porównaniu do kosztów związanych z rekrutacją, takimi jak opłaty za usługi rekrutacyjne, koszty związane z czasem potrzebnym na obsadzenie stanowiska, oraz koszty utrzymania nowo zatrudnionego lidera.
2.Elementy wpływające na ROI w executive search
Na ROI wpływają zarówno koszty, jak i zyski z zatrudnienia. Kluczowe elementy, które trzeba uwzględnić przy obliczaniu ROI, to:
- Koszt na zatrudnienie (Cost per Hire): obejmuje koszty bezpośrednie, takie jak koszt pracy własnego pracownika/ów oddelegowanego/ych do wykonania rekrutacji, opłaty za agencje rekrutacyjne, reklamy oraz koszty pośrednie, jak np. utracona produktywność podczas nieobsadzonego stanowiska, koszty szkolenia, koszty onbordingu i inne jeśli zasadne.
- Czas do wypełnienia stanowiska (Time to Fill): dokładna liczba dni potrzebnych od zwolnienia danego stanowiska, poprzez utworzenie i opublikowanie nowego zapotrzebowania na pracownika do momentu, gdy oferta została złożona i zaakceptowana przez kandydata. Ja bym ten czas wydłużyła do momentu kiedy pracownik rzeczywiście przychodzi do pracy, bo są w tym względzie równe uregulowania w zależności od kraju (w Polsce 1-3 miesięcy). W przypadku niższych stanowisk dla uproszczenia często za moment końcowy do obliczeń przyjmowany jest moment akceptacji oferty przez kandydata. Wiele firm modyfikuje te dane zgodnie z wewnętrznymi procedurami i zasadami.
Dłuższy czas obsadzania stanowiska wpływa na straty związane z utraconą produktywnością. Zmniejszenie tego czasu dzięki sprawnemu procesowi rekrutacji poprawia ROI.
- Jakość zatrudnionego (Quality of Hire): Ten wskaźnik mierzy sukces nowego lidera w jego roli oraz jego wpływ na firmę. Dobre dopasowanie do kultury organizacyjnej oraz efektywność na stanowisku zwiększają długoterminowy zwrot z inwestycji.
3.Długoterminowe korzyści/zyski
Zatrudnienie na stanowiska kierownicze ma długoterminowy wpływ na organizację. Badania pokazują, że skuteczne rekrutacje na kluczowe stanowiska
- zwiększają produktywność: Liderzy mają bezpośredni wpływ na wydajność zespołów i organizacji, co może przekładać się na wzrost przychodów.
- redukują koszty związane z rotacją: Odpowiednio dobrany lider ma mniejsze szanse na odejście z firmy, co zmniejsza koszty związane z kolejnymi procesami rekrutacyjnymi i wdrożeniem nowych pracowników.
- wzmacniają pozycję konkurencyjną firmy: Skuteczni liderzy mogą wprowadzać innowacje oraz strategiczne zmiany, które zapewniają firmie przewagę nad konkurencją.
4.Metody obliczania ROI
ROI w rekrutacji oblicza się na podstawie wzoru:
ROI=(Zyski−Koszty)\Koszty×100
Gdzie:
- Zyski to wartość, jaką nowo zatrudniony lider przynosi firmie, np. zwiększona produktywność, zysk operacyjny, czy też oszczędności wynikające z niższej rotacji pracowników.
- Koszty to całkowity koszt procesu rekrutacji, w tym opłaty za agencje, czas poświęcony na procesy rekrutacyjne, oraz czas do pełnej integracji lidera w strukturze firmy
5.Dodatkowe wskaźniki ROI w executive search
Niektóre publikacje wskazują na konieczność uwzględniania niemierzalnych korzyści w procesie executive search, takich jak:
- Poprawa wizerunku pracodawcy.
- Zwiększenie zadowolenia klientów i pracowników.
- Wzmocnienie relacji z klientami dzięki strategicznym decyzjom podejmowanym przez liderów
Porównanie ROI w rekrutacji na stanowiska executive przy wykorzystaniu agencji executive search z rekrutacją na stanowiska kierownicze realizowaną przez wewnętrzny dział personalny opiera się na kilku kluczowych aspektach:
1. Czas potrzebny na proces rekrutacyjny
Agencja Executive Search: agencje mają ustalone procesy budowania strategii poszukiwań, dotarcia do właściwych (często biernych kandydatów na rynku), mają doświadczenie w budowaniu zaufania kandydata i jego otwartości na nowe oferty a przede wszystkim mają doświadczenie w rekrutacjach na stanowiska które raczej dość rzadko są uruchamiane w pojedynczych firmach (dyrektor finansowy, dyrektor supply chain, prezes, dyrektor generalny, główny księgowy, dyrektor produkcji, członkowie zarządu itp.). Dzięki temu mogą szybciej rozpocząć i przeprowadzić rekrutację, szczególnie gdy chodzi o docieranie do biernych kandydatów (osób, które nie szukają aktywnie pracy, ale mogą być idealnym wyborem). Czas ten jest zazwyczaj krótszy w porównaniu do procesu prowadzonego przez dział personalny (ze względu na wielość obowiązków i brak możliwości dedykacji na jednej pozycji rekrutacyjnej), co przekłada się na szybsze obsadzenie stanowiska i minimalizację kosztów związanych z nieobsadzonym stanowiskiem.
Dział personalny: Wewnętrzny HR musi często od podstaw tworzyć strategię poszukiwań, co zajmuje więcej czasu. Rekruter w dziale HR musi pogodzić proces rekrutacji z innymi codziennymi obowiązkami, co dodatkowo wydłuża czas potrzebny na każdy etap, od selekcji kandydatów po zarządzanie samym procesem. Również brak specjalistycznej wiedzy w zakresie dotarcia do biernych kandydatów w danym obszarze biznesowym lub segmencie rynku może znacząco wpłynąć na wydłużenie procesu.
2. Koszty rekrutacji
Agencja Executive Search: Opłaty za usługi executive search są zazwyczaj wyższe niż koszty prowadzenia rekrutacji wewnętrznej. Agencje mogą pobierać procent wynagrodzenia rocznego zatrudnionej osoby (często od 20% do 33%) jako wynagrodzenie za swoje usługi. Koszt ten jednak obejmuje cały proces – od poszukiwań, przez wywiady, aż po finalną selekcję, sprawdzenie referencji, może także zawierać koszty assessment center.
Dział personalny: Rekrutacja wewnętrzna może być tańsza na pierwszy rzut oka, ponieważ unika się wysokich opłat agencji. Jednakże koszty pośrednie, takie jak koszty ogłoszeń, czas pracy rekrutera, który musi dzielić uwagę między różne zadania i utrzymanie motywacji kandydata na wszystkich etapach zwykle wieloetapowego procesu plus koszty wynikające z dłuższego czasu nieobsadzenia stanowiska, mogą znacznie zwiększyć całkowite koszty rekrutacji.
3. Jakość kandydatów
Agencja Executive Search: Agencje mają szeroki dostęp do globalnych baz talentów i często specjalizują się w dotarciu do liderów, którzy są bierni na rynku pracy, czyli osób, które nie poszukują aktywnie pracy, ale są idealnymi kandydatami na stanowiska kierownicze. Ich szerokie sieci kontaktów oraz doświadczenie w branży pozwalają na precyzyjny dobór kandydatów, co może przekładać się na lepszą jakość zatrudnionych liderów.
Dział personalny: Wewnętrzny HR, o ile nie ma wyspecjalizowanego zespołu, może mieć ograniczone zasoby i sieci kontaktów, co sprawia, że trudniej dotrzeć do najlepszych kandydatów i przekonać ich do dołączenia do procesu rekrutacji. Zazwyczaj polegają na tradycyjnych metodach, jak ogłoszenia o pracę, które mogą nie przyciągnąć najlepszych liderów na rynku.
4. Poufność procesu
Agencja Executive Search: Profesjonalne agencje mają doświadczenie w prowadzeniu poufnych procesów rekrutacyjnych, co jest kluczowe przy zatrudnianiu na wysokie stanowiska, szczególnie gdy dotyczy to zmiany lidera w danej organizacji.
Dział personalny: Wewnętrzna rekrutacja często wiąże się z trudnością zachowania pełnej dyskrecji, szczególnie w większych organizacjach, gdzie pracownicy mogą dowiedzieć się o toczącym się procesie. To może wpłynąć na morale zespołu lub zaufanie obecnych liderów ale także kandydaci są wrażliwi na ten element procesu i bardzo ostrożnie odpowiadają na informacje wysyłane bezpośrednio od innego pracodawcy.
5. Administracja procesem i budowanie wizerunku pracodawcy
Agencja Executive Search: Agencje dbają o pełen profesjonalizm i utrzymanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach kandydatów. Każdy etap jest zarządzany zgodnie z najwyższymi standardami, co pomaga w budowaniu marki pracodawcy i przyciąganiu najlepszych talentów.
Dział personalny: Zarządzanie wieloma etapami procesu, w tym kontakt z kandydatami i koordynacja rozmów, może być trudniejsze dla wewnętrznych działów HR, szczególnie gdy rekruter ma inne obowiązki. Zaniedbanie w którymś z tych obszarów może prowadzić do negatywnego odbioru firmy przez kandydatów, co może wpłynąć na jej postrzeganie na rynku.
6. Czynnik gwarancji na zatrudnionego kandydata oferowany przez agencje executive search
Agencje Executive Search często oferują gwarancje na zatrudnionych kandydatów, co jest dodatkowym atutem przy wyborze tej formy rekrutacji. Gwarancja ta oznacza, że jeśli nowo zatrudniony lider odejdzie lub zostanie zwolniony w określonym czasie (zazwyczaj od 6 do 12 miesięcy), agencja zobowiązuje się do ponowienia procesu rekrutacyjnego bez dodatkowych kosztów lub zwrotu części wynagrodzenia rekrutacyjnego. Dzięki gwarancji firma zmniejsza ryzyko związane z potencjalnie kosztownymi rotacjami na stanowiskach kierowniczych.
Wewnętrzny dział HR zazwyczaj nie oferuje takich gwarancji, co oznacza, że jeśli zatrudniony przez nich kandydat okaże się nieodpowiedni, firma musi ponosić pełne koszty ponownej rekrutacji. Oznacza to większe ryzyko finansowe, szczególnie przy zatrudnianiu na wysokie stanowiska, gdzie zły wybór kandydata może być szczególnie kosztowny.
7. Długoterminowy zwrot z inwestycji
Agencja executive search: Pomimo wyższych kosztów początkowych, agencje executive search mają tendencję do przynoszenia lepszych wyników długoterminowych dzięki lepszemu dopasowaniu kandydatów do potrzeb firmy, co prowadzi do wyższej jakości zatrudnienia i mniejszej rotacji.
Dział personalny: Niższe koszty początkowe mogą prowadzić do niewystarczającej jakości kandydatów, co w dłuższej perspektywie może skutkować wyższą rotacją, dłuższym czasem wdrożenia, a nawet koniecznością ponowienia procesu rekrutacyjnego.
Przykładowe obliczenie porównawcze ROI w rekrutacji executive search prowadzonej przez agencję executive search oraz przez wewnętrzny dział HR, uwzględniające czas, koszty, oraz czynniki gwarancji.
Założenia:
Stanowisko: Dyrektor finansowy (CFO)
Roczna pensja brutto Dyrektora Finansowego: (podstawa plus bonus) 500 000 zł
Koszt rekrutacji*
Agencja Executive Search: to 25% rocznej pensji (czyli 125 000 zł)
Dział HR: to czas pracy wewnętrznego HR oraz dodatkowe koszty administracyjne i operacyjne, oszacowane na 40 000 zł.
*Wiele agencji negocjuje ten czynnik zwłaszcza w CEE, dlatego możliwe są niższe procenty.
Czas wypełnienia stanowiska*
Agencja Executive Search: 3 miesiące (90 dni – przy czy pierwsza short list jest zwykle gotowa po 40-50 dniach kalendarzowych).
Dział HR: 6 miesięcy (180 dni), ze względu na dodatkowe obowiązki rekrutera i brak specjalizacji.
*można tu dodać także okres wypowiedzenia kandydata w jego obecnym miejscu pracy. Wówczas czas wypełnienia stanowiska wydłuży się.
Koszt nieobsadzenia stanowiska: 2000 zł dziennie (utracona produktywność i przychody).
Agencja Executive Search 90 dni × 2000 zł = 180 000 zł
Dział HR 180 dni × 2000 zł = 360 000 zł
Gwarancja
Agencja Executive Search oferuje gwarancję 12 miesięcy, co oznacza, że w razie niepowodzenia rekrutacji firma nie ponosi dodatkowych kosztów.
Wewnętrzny HR nie oferuje gwarancji, w razie niepowodzenia rekrutacji, zwiększone ryzyko, że firma poniesie dodatkowe koszty związane z powtórzeniem procesu.
Całkowity koszt rekrutacji (łącznie z nieobsadzonym stanowiskiem)
Agencja Executive Search 125 000 zł + 180 000 zł = 305 000 zł
Dział HR 40 000 zł + 360 zł = 400 000 zł
Porównanie:
| Czynniki | Agencja Executive Search | Wewnętrzny Dział HR |
| Koszt rekrutacji (PLN) | 125 000 | 40 000 |
| Czas do wypełnienia stanowiska (dni) | 90 | 180 |
| Koszt nieobsadzonego stanowiska (PLN) | 180 000 | 360 000 |
| Całkowity koszt rekrutacji (PLN) | 305 000 | 400 000 |
| Gwarancja msc | 12 | brak |
Wnioski:
Rekrutacja za pośrednictwem Agencji Executive Search, pomimo wyższych bezpośrednich kosztów początkowych, generuje niższe koszty całkowite, szybsze obsadzenie stanowiska oraz zmniejsza ryzyko związane z nieudanym zatrudnieniem dzięki oferowanej gwarancji. Z kolei rekrutacja wewnętrzna, choć tańsza na początku, zwykle wiąże się z dłuższym czasem do zatrudnienia, wyższymi kosztami utraconej produktywności, a także brakiem gwarancji, co może generować dodatkowe koszty w przyszłości.
Wybór między Agencją Executive Search a wewnętrznym działem HR zależy od priorytetów firmy. Agencje oferują szybsze, bardziej efektywne procesy, szczególnie w przypadku trudnych stanowisk, gdzie potrzebna jest dyskrecja i precyzja. Koszty agencji są wyższe, ale potencjalne korzyści długoterminowe – w postaci lepszego dopasowania kandydatów i niższej rotacji – mogą znacząco przeważyć nad kosztami rekrutacji wewnętrznej.
Ewa Adamczyk
To też może ciebie zainteresować Jak wybrać agencję rekrutacyjną? Podpowiadamy
Na bazie własnych doświadczeń i pomocniczych żródeł Wyjaśnienie zwrotu z inwestycji w rekrutację oraz sposób jego obliczenia (w 2024 r.) – AIHR,