Emocje w zmianie – Poradnik dla liderów - NAJINTERNATIONAL Executive Search | Recruitments

Emocje w procesie zmiany. Jak pomóc zespołowi w adaptacji? Praktyczny poradnik dla menedżerów.

Przeprowadzanie zespołu przez proces zmiany to jedno z największych wyzwań w zarządzaniu zespołem. Ostatnio rozmawiałam ze znajomą Dyrektorką Sprzedaży dużej korporacji, która podczas wdrażania nowości napotkała opór i negację ze strony zespołu. Choć zmiana była obiektywnie korzystna, reakcja pracowników ją zaskoczyła i zmartwiła. Jej doświadczenia, a także moje własne przemyślenia w tym temacie, skłoniły mnie do stworzenia tego artykułu, by pomóc innym liderom skutecznie zarządzać emocjami zespołu w trudnych momentach transformacji.

Dlaczego zmiana budzi emocje i opór?

W świecie biznesu zmiany są nieuniknione. Organizacje muszą ewoluować, aby sprostać zmieniającym się warunkom rynkowym, potrzebom klientów czy postępowi technologicznemu. Nowe rozwiązania mogą przynosić ogromne korzyści, takie jak zwiększenie efektywności, oszczędność czasu czy poprawa komfortu pracy. Jednak mimo to, pracownicy często reagują oporem, a nawet negatywnymi emocjami.

Dlaczego tak się dzieje? Nawet zmiany, które mają na celu poprawę sytuacji, są dla ludzi wyzwaniem. Podobnie jak w życiu prywatnym, gdy doświadczamy ważnych momentów, takich jak przeprowadzka, narodziny dziecka czy zmiana pracy, tak i w środowisku zawodowym pojawiają się pytania, wątpliwości i stres. Pracownicy często zadają sobie pytania o wpływ nowych rozwiązań na ich codzienną pracę: czy poradzą sobie z nowymi wymaganiami i czy ich stanowiska są bezpieczne.

Naturalny opór wobec zmiany

Opór wobec transformacji to naturalna reakcja wynikająca z potrzeby stabilności i przewidywalności. Nawet gdy dotychczasowe rozwiązania nie są idealne, są dobrze znane, a to daje poczucie bezpieczeństwa. Nowe inicjatywy często budzą lęk przed nieznanym. Ludzie boją się utraty kontroli nad sytuacją i mogą bronić status quo – nie z braku profesjonalizmu, ale z potrzeby ochrony tego, co znane i zrozumiałe.

Etapy emocjonalnego procesu adaptacji zespołu do zmian

Ludzie w obliczu zmiany przechodzą przez różne etapy emocjonalne, zanim w pełni zaakceptują nową sytuację. Zrozumienie tych etapów pozwoli menedżerowi odpowiednio reagować na potrzeby zespołu i wspierać go w procesie adaptacji. Etapów tych nie należy traktować sztywno – każdy może reagować inaczej i przeskakiwać pomiędzy poszczególnymi stanami.

1. Szok i zaprzeczenie

Pierwszą reakcją na zmianę może być zdziwienie lub wyparcie. Pracownicy mogą myśleć:

„To na pewno żart.”
„Ten pomysł tutaj nie przejdzie.”

Kiedy zmiany pojawiają się niespodziewanie lub są źle zakomunikowane, reakcje zespołu mogą być jeszcze bardziej emocjonalne, przejawiając się złością czy frustracją. Menedżer, obserwując takie reakcje, powinien pamiętać, że to naturalna faza adaptacji, a nie przejaw braku lojalności czy złej woli

2. Złość i frustracja

W momencie, gdy pracownicy uświadamiają sobie, że zmiana jest nieunikniona, często pojawiają się negatywne emocje. W tej fazie mogą aktywnie kwestionować decyzje menedżera, zadając pytania:

„Dlaczego nikt nas o to nie zapytał?”
„To nie ma sensu, było dobrze, po co to zmieniać?”

Mogą również szukać argumentów, by dowieść, że zmiana jest niepotrzebna. Na przykład:

„Nie mamy czasu na szkolenia”

„To spowoduje jeszcze większy chaos.”

Ważne, aby menedżer nie odbierał tych emocji osobiście i reagował z cierpliwością. Powinien stworzyć przestrzeń do otwartej rozmowy, słuchać obaw zespołu i przypominać o celach zmiany.

3. Analiza i poszukiwanie sensu

Po opadnięciu pierwszej fali emocji pracownicy zaczynają bardziej racjonalnie podchodzić do zmiany. To moment, w którym pojawia się refleksja:

„Może jednak ta zmiana ma swoje zalety?”
„Czy to może usprawnić moją pracę?”

Zespół może zacząć dostrzegać pewne pozytywne aspekty zmiany, nawet jeśli wciąż podchodzi do nich z rezerwą. To moment, w którym menedżer powinien dostarczać konkretnych informacji, danych lub przykładów, które uzasadniają transformację. Warto również zachęcać do otwartego dialogu i wspólnego poszukiwania rozwiązań.

4. Akceptacja i eksploracja nowych możliwości

Ostatni etap to moment, w którym zespół zaczyna w pełni akceptować zmianę. Emocje stabilizują się, a pracownicy stopniowo dostrzegają realne korzyści wynikające z nowych rozwiązań. To czas, gdy zespół może:

Testować nowe narzędzia.
Zdobywać nowe umiejętności.
Eksplorować inne obszary do poprawy.

W tym momencie kluczowe jest wzmacnianie pozytywnych postaw, docenianie sukcesów i dzielenie się pozytywnymi efektami zmiany.

Warto zauważyć, że na tym etapie pracownicy zaczynają nie tylko akceptować transformację, ale także dostrzegać w niej szansę na rozwój i usprawnienie pracy.

Źródło: Model zmiany osobistej Johna Fishera – The Personal Transition Curve

Jak menedżer może pomóc zespołowi przejść przez zmianę? Praktyczne wskazówki.

Każdy członek zespołu może przechodzić przez etapy adaptacji w innym tempie, a niektórzy mogą wracać do wcześniejszych faz, takich jak frustracja czy zaprzeczenie. Kluczową rolą menedżera jest dostosowanie swojego podejścia do bieżących potrzeb zespołu i wsparcie go w sposób, który zmniejszy napięcia i ułatwi akceptację nowej rzeczywistości.

1. W fazie szoku i zaprzeczenia – zapewnij klarowną i uspokajającą komunikację

Pierwsze reakcje na zmianę mogą być pełne zdziwienia lub wyparcia. W tej fazie ważne jest, abyś jasno i empatycznie przedstawił powody oraz odpowiedział na pytania zespołu. Oto, co warto zrobić:

Nazywaj emocje: „Rozumiem, że możecie czuć się zaskoczeni lub niepewni.”
Wyjaśnij cele zmiany: „Zależy mi na tym, aby poprawić efektywność pracy i ułatwić codzienne zadania.”
Zapewnij o wsparciu: „Jestem tutaj, żebyśmy razem przez to przeszli. Jeśli coś Was niepokoi, porozmawiajmy.”

Otwartość i spokojne podejście w tym momencie pozwala zespołowi poczuć, że zmiana nie jest zagrożeniem, lecz świadomym krokiem w rozwoju organizacji.

2. W fazie złości i frustracji – słuchaj i odpowiadaj na obawy

W tym momencie zespół może wyrażać gniew, niezadowolenie czy wątpliwości. Menedżer powinien uznać te emocje za naturalną część procesu i stworzyć przestrzeń do otwartej rozmowy. Jak działać w tej fazie?

Słuchaj aktywnie: pozwól pracownikom wyrazić swoje obawy i frustracje, nie przerywając im ani nie oceniając ich reakcji.
Odpowiadaj rzeczowo: „Rozumiem twoje obawy. Wiem, to wymaga wysiłku, ale w dłuższej perspektywie może nam bardzo ułatwić pracę…”.
Unikaj konfrontacji: zamiast się bronić, skup się na wspólnym poszukiwaniu rozwiązań.

Pokazując cierpliwość i zrozumienie, budujesz zaufanie i zmniejszasz napięcia w zespole.

3. W fazie analizy i poszukiwania sensu – dostarczaj argumentów i wspieraj dialog

Kiedy pierwsze emocje opadną, pracownicy zaczynają analizować zmiany i ich potencjalne konsekwencje. To najlepszy moment, abyś włączył się w konstruktywną rozmowę i dostarczył zespołowi niezbędnych informacji:

Podaj konkretne korzyści: „Dzięki nowemu systemowi zaoszczędzimy 20% czasu na realizację projektów.”
Zachęć do dialogu: „Co możemy zrobić, żeby to wszystko było dla was prostsze i bardziej zrozumiałe?”.

Pokazując pozytywny wpływ zmiany i dając zespołowi przestrzeń do wyrażenia opinii, zwiększasz zaangażowanie pracowników w proces transformacji.

4. W fazie akceptacji i eksploracji – wzmacniaj pozytywne postawy i motywuj do dalszego rozwoju

W końcowej fazie adaptacji pracownicy zaczynają dostrzegać korzyści płynące ze zmiany i eksplorować nowe możliwości. W tym momencie powinieneś:

Chwalić pierwsze sukcesy: „Świetnie sobie radzicie z nowym systemem!”
Dzielić się pozytywnymi efektami: „Dzięki temu nasi klienci dostają odpowiedzi szybciej, co sprawia, że są bardziej zadowoleni.”
Zachęcać do innowacji: „Macie może pomysły, co jeszcze moglibyśmy poprawić albo zrobić lepiej?”

Docenienie wysiłków zespołu i uwypuklenie pozytywnych aspektów zmiany nie tylko motywuje pracowników, ale również pomaga im spojrzeć na zmiany jako na szansę, a nie zagrożenie.