Modele współpracy z agencją rekrutacyjną. Success Fee czy Retainer?

Modele współpracy z agencją rekrutacyjną – czyli kiedy będziemy płacili za usługę, to ważny czynnik wyboru agencji. Zdarza się często, że to jest pierwsze i ostatnie pytanie, jakie stawia osoba dzwoniąca w sprawie współpracy do agencji rekrutacyjnej. Często nie dochodząc do pytania o cenę, już nie mówiąc o pytaniach dotyczących tego, kto i jak będzie realizował proces rekrutacyjny?

Zadając tylko to jedno pytanie dzwoniący porównuje ze sobą tylko jeden rodzaj agencji, zwykle tylko jeden sposób świadczenia usługi rekrutacji. Zdarza się więc czasami, że Klient w ogóle nie jest świadomy, że rekrutację można wykonywać lepiej i skuteczniej. Wystarczyłoby dobrze dobrać model do specyfiki problemu, potrzeby rekrutacyjnej firmy. To tak jakby ciągle chodzić tą samą drogą i oczekiwać innych widoków.

Na rynku mamy kilka modeli współpracy z agencjami rekrutacyjnymi:

Model Success Fee

Czyli płatność 100% wynagrodzenia agencji na końcu procesu rekrutacji. Jest to model, który nie wymaga dokonania przedpłaty dla agencji. Klient komunikuje „proszę szukać i przysyłać mi cv, jeśli ktoś mi się spodoba, to go zatrudnię i wtedy zapłacę”. Model sprzyja bardzo szybkiej prezentacji kandydatów przez agencję, bo agencja chce jak najszybciej otrzymać płatność za wykonaną pracę. Zwykle to właśnie szybkość prezentacji cv kandydata jest magnesem dla Klienta. Bardzo często zdarza się w tym modelu, że agencja szybko trafia do najbardziej responsywnego kandydata i przedstawia Klientowi jego cv. Krócej czeka na odpowiedzi tych mniej aktywnych, czasami lepszych kandydatów, bo „czas to pieniądz”. Ten model często zakłada, że projekt realizuje młody Konsultant, który ma sprawnie wysłać do Klienta w najszybszym terminie cv kandydatów.

Wydawałoby się, że to idealne rozwiązanie – bez ryzyka dla firmy – „zapłacę, jak znajdę dobrą osobę”. Czy na pewno? Co w sytuacji, gdy projekt okaże się na którymś etapie trudny? Kandydaci np. nie będą chcieli przyjmować oferty Klienta? Albo nie będą odpowiadali na kontakty Konsultanta, a może nie będzie ich na LinkedIn? Czy agencja wynagradzana za zatrudnionego kandydata będzie w stanie wytrwale pracować nad projektem bez zważania na swoją własną płynność finansową? A może projekt zostanie zawieszony w trakcie realizacji na korzyść innego projektu, który właśnie wpłynął i jest łatwiejszy, szybszy do zamknięcia? Agencje, podobnie jak firmy Klientów, mają swoje budżety. Prowadzą zestawienia, który projekt jak szybko może się zamknąć – również kalkulują ryzyko. Konsultanci rozliczani są z „placementów” w danym miesiącu. Ten model współpracy często usprawiedliwia podejście: „nie otrzymałem płatności, więc moje zobowiązanie jest ograniczone w czasie”, lub „jak się uda to się uda”. Będą rekrutacje, do których ten model będzie dobrze pasował (duża grupa responsywnych kandydatów) i takie, w wypadku, których nie jest najlepszym wyborem.

Model Mieszany (Semi Retainer)

Przedpłata zwykle w wysokości około 10-40% wartości projektu i pozostała kwota płatna na końcu projektu. Niektórzy nazywają ten model także „success fee z przedpłatą”. Agencje nauczyły się, że aby zatrzymać osobę dzwoniącą od Klienta w celu otrzymania oferty dotyczącej ewentualnej współpracy, powinny po komunikacie od Klienta: „interesują mnie tylko agencje pracujące na success fee” potwierdzić w pierwszych słowach rozmowy, że tak pracują. Stworzyły więc pojęcie „tak pracujemy na success fee…. ale z przedpłatą”. To powoduje, że osoba dzwoniąca drąży temat i jest szansa na dłuższą rozmowę. Taki model daje agencji większą pewność, że Klient nie wycofa się z rekrutacji i pozwala pracować nad projektem nieco wytrwalej.

Model Retainer

Rozłożony zwykle na 3 (ale występują także rozwiązania z podziałem na 4) raty. Wynagrodzenie jest płacone agencji po wykonaniu kolejnych etapów w procesie: po rozpoczęciu procesu rekrutacji, po prezentacji kandydatów i po zamknięciu procesu.

Modele z przedpłatą mają zastosowanie zwykle w trudniejszych projektach.

Tam, gdzie ryzyko konieczności dłuższych poszukiwań jest większe. Gdzie potrzebny jest doświadczony Konsultant lub gdzie musimy mieć gwarancję zamknięcia projektu w określonym czasie. Tam gdzie nie możemy ryzykować zniechęcenia się agencji przy trudnościach w znalezieniu odpowiedniego profilu kandydata.

Ostatnie dwa modele współpracy z agencją rekrutacyjną zwykle przyciągają bardziej doświadczonych Konsultantów. Oni chętnie podejmują się rekrutacji, w których użyteczna jest ich wiedza z wielu procesów rekrutacyjnych, czasami wiedza biznesowa, branżowa. Doświadczeni Konsultanci są tak wiarygodni na rynku, że Klient nie boi się, że Konsultant nie wykona swojej pracy. Zwykle też te agencje mają sprawdzone grono Klientów (poświadczających kompetencje Konsultantów), którzy uważają, że ryzyko trafienia do nieznanego specjalisty jest większe niż ryzyko zapłacenia przedpłaty w procesie (czyli „oglądam, sprawdzam portfolio prac fachowca, ustalam bardzo konkretny harmonogram prac, wpłacam zaliczkę i wymagam przestrzegania każdego etapu procesu”). Modele współpracy z ratami to są też modele, w których w razie reklamacji lub kolejnych zamówień Klienci zwykle trafią do tego samego specjalisty (zwykle Konsultanci pracują w takich agencjach długo i stabilnie). Te modele oferują także najczęściej dłuższą gwarancję na Kandydata niż w modelu na success fee. Często wynika to z bardziej wnikliwej oceny Kandydata. Konsultant tak dobrze ocenił Kandydata, że nie boi się ryzyka, że Kandydat nie będzie pasował do firmy Klienta.

I jeszcze jedna bardzo ważna wskazówka.

Nawet jeśli agencja rekrutacyjna pracuje w modelu z przedpłatą lub ratalnym to zawsze jest ona otwarta na negocjację stawki honorarium. Może się zdarzyć, że jej finalna cena usługi w modelu retainer lub semi retainer będzie niższa niż agencji w modelu success fee. Tam, gdzie ryzyko, że projekt się nie zamknie jest wyższe, projekt jest wyżej wyceniany.

Czy wiecie, że często nikt z agencją nie negocjuje, ba – nie dochodzi nawet w rozmowach do momentu negocjacji ceny. Pierwsze i ostanie pytanie jakie pada to „czy pracujecie na success fee?”.

Aby sprawdzić czy cena agencji pracującej na sucess fee jest rzeczywiście niższa niż w modelach ratalnych warto na miejscu pierwszego pytania kwalifikującego agencję do rozmów zapytać

„co zawiera proces rekrutacyjny”
zapytać o cenę
dopiero na ostatnim miejscu postawić pytane o model płatności

Pytanie o zawartość procesu rekrutacyjnego jest szczególnie ważne bo pozwala porównywać do siebie podobne produkty (usługi). Daje możliwość świadomego wyboru tego za co zapłacimy.

Czasami jakiś element procesu będzie dla nas tak bardzo ważny, że to on przeważy o wyborze firmy (np. kandydat testowy w pierwszych dniach rekrutacji lub cotygodniowe raporty z postępu w pracach agencji, długość ubezpieczenia, jakie dostanę w przypadku nietrafionego wyboru – gwarancja od agencji).

Nie zapominajmy, że jakość naprawdę ma swoją cenę. Czasami wymaga nieco dłuższego czasu, bardziej doświadczonego specjalisty. Dlatego na spotkaniach z agencją nie bójmy się wnikliwej analizy wyceny usługi, czy etapów procesu rekrutacyjnego.

Każda nowo nawiązana współpraca, każda rekrutacja to indywidualny proces, który potrzebuje odpowiedniej drogi wyboru. Udanych łowów i dobrych wyborów.

Może także zainteresować Ciebie: Kiedy Poufność w Rekrutacjach?