Modele współpracy z agencją rekrutacyjną. Success Fee czy Retainer?

Modele współpracy z agencją rekrutacyjną. Success Fee czy Retainer?

Modele współpracy z agencją rekrutacyjną. Success Fee czy Retainer?

Modele współpracy z agencją rekrutacyjną – czyli kiedy będziemy płacili za usługę, to ważny czynnik wyboru agencji.

Zdarza się bardzo często, że to jest pierwsze i ostatnie pytanie jakie stawia osoba dzwoniąca w sprawie oferty współpracy do agencji rekrutacyjnej. Często nawet nie dochodząc do pytania o cenę, a już nie mówiąc o pytaniach dotyczących tego kto i jak będzie realizował proces rekrutacyjny?

Zadając tylko to jedno pytanie dzwoniący porównuje ze sobą tylko jeden rodzaj agencji i zwykle tylko jeden sposób świadczenia usługi rekrutacji. Zdarza się więc czasami, że Klient w ogóle nie jest świadomy, że rekrutację można wykonywać lepiej i skuteczniej gdyby dobrze dobrać model do specyfiki problemu, potrzeby rekrutacyjnej firmy. To tak jakby ciągle chodzić tą samą drogą i oczekiwać innych widoków.

Na rynku mamy kilka modeli współpracy z agencjami rekrutacyjnymi:

Model Sucess fee czyli płatności 100% wynagrodzenia agencji na końcu procesu rekrutacji. Jest to model, który nie wymaga dokonania przedpłaty dla agencji. Klient komunikuje „proszę szukać i przysyłać mi cv, jeśli ktoś mi się spodoba to go zatrudnię i wtedy zapłacę”. Model sprzyja bardzo szybkiej prezentacji kandydatów przez agencję, bo agencja chce jak najszybciej otrzymać płatność za wykonaną pracę. Zwykle to właśnie szybkość prezentacji cv kandydata jest magnesem dla Klienta.  Bardzo często zdarza się w tym modelu, że agencja szybko trafia do najbardziej responsywnego kandydata i przedstawia Klientowi jego cv. Krócej czeka na odpowiedzi tych mniej aktywnych, czasami lepszych kandydatów bo “czas to pieniądz”. Ten model często zakłada, że projekt realizuje młody Konsultant, który ma sprawnie wysłać do Klienta w najszybszym możliwym terminie cv kandydatów.

Wydawałoby się, że to idealne rozwiązanie – bez ryzyka dla firmy – „zapłacę jak znajdę dobrą osobę”. Ale czy na pewno? Co w sytuacji, gdy projekt okaże się na którymś etapie trudny, bo kandydaci np. nie będą chcieli przyjmować oferty Klienta, nie będą odpowiadali na kontakty Konsultanta, a może nie będzie ich na LinkedIn? Czy agencja wynagradzana za zatrudnionego kandydata będzie w stanie wytrwale pracować nad projektem bez zważania na swoją własną płynność finansową? A może projekt zostanie zostawiony w trakcie realizacji na korzyść innego projektu, który właśnie wpłynął i jest łatwiejszy, szybszy do zamknięcia? Agencje, podobnie jak firmy Klientów, mają swoje budżety i też prowadzą zestawienia, który projekt jak szybko może się zamknąć – również kalkulują ryzyko. Konsultanci rozliczani są z „placementów” w danym miesiącu. Ten model współpracy często usprawiedliwia podejście: „nie otrzymałem płatności, więc moje zobowiązanie jest ograniczone w czasie”, lub „jak się uda to się uda”. Będą oczywiście rekrutacje do których ten model będzie pasował bardzo dobrze (duża grupa responsywnych kandydatów) i będą takie do których nie jest rekomendowany.

Model Mieszany (semi retainer) – przedpłata zwykle w okolicy 10-40% wartości projektu i pozostała kwota płatna na końcu projektu. Niektórzy nazywają ten model także success fee z przedpłatą”. Agencje nauczyły się, że aby zatrzymać osobę dzwoniącą do agencji w celu otrzymania oferty dotyczącej ewentualnej współpracy, po komunikacie „interesują mnie tylko firmy pracujące na sucess fee” muszą potwierdzić w pierwszych słowach rozmowy, że owszem pracują na success fee. Stworzyły więc pojęcie „tak pracujemy na sucess fee…. ale z przedpłatą”. To powoduje, że osoba dzwoniąca drąży temat i jest szansa na dłuższą rozmowę.  Taki model daje agencji większą pewność, że klient nie wycofa się z rekrutacji i pozwala pracować nad projektem nieco bardziej wytrwale.

Model Retainer rozłożony zwykle na 3 (ale spotykane są także rozwiązania z podziałem na 4) raty. Wynagrodzenie jest płacone agencji po wykonaniu kolejnych etapów w procesie: po rozpoczęciu procesu rekrutacji, po prezentacji kandydatów i po zamknięciu procesu.

Modele z przedpłatą mają zastosowanie zwykle w trudniejszych projektach, gdzie ryzyko konieczności dłuższych poszukiwań jest większe, gdzie potrzebny jest doświadczony Konsultant lub gdzie musimy mieć gwarancję zamknięcia projektu w określonym czasie. Tam gdzie nie możemy ryzykować zniechęcenia się agencji przy trudnościach w znalezieniu odpowiedniego profilu kandydata.

Ostatnie dwa modele współpracy z agencją rekrutacyjną zwykle przyciągają bardziej doświadczonych Konsultantów, którzy chętnie podejmują się rekrutacji, w których użyteczna jest ich wiedza z wielu procesów rekrutacyjnych, czasami wiedza biznesowa, branżowa, którzy są tak wiarygodni na rynku, że Klient nie boi się, że Konsultant nie wykona swojej pracy. Zwykle też te agencje mają sprawdzone grono Klientów (poświadczających kompetencje Konsultantów), którzy uważają, że ryzyko trafienia do nieznanego specjalisty jest większe niż ryzyko zapłacenia przedpłaty w procesie (czyli „oglądam, sprawdzam portfolio prac fachowca, ustalam bardzo konkretny harmonogram prac, wpłacam zaliczkę i wymagam przestrzegania każdego etapu procesu”). Modele współpracy z ratami to są też modele, w których w razie reklamacji lub kolejnych zamówień Klienci zwykle trafią do tego samego specjalisty (zwykle Konsultanci pracują w takich agencjach długo i stabilnie). Te modele oferują także najczęściej dłuższą gwarancję na kandydata niż w modelu na success fee – często wynika to z bardziej wnikliwej oceny kandydata przez Konsultanta, który tak dobrze ocenił kandydata, że nie boi się ryzyka, że kandydat nie będzie pasował do firmy Klienta.

I jeszcze jedna bardzo ważna wskazówka. Nawet jeśli agencja rekrutacyjna pracuje w modelu z przedpłatą lub ratalnym to zawsze jest ona otwarta na negocjację stawki honorarium. Może się zdarzyć, że jej finalna cena usługi w modelu retainer lub semi retainer  będzie niższa niż agencji w modelu success fee, gdzie ryzyko, że projekt się nie zamknie  po obu stronach jest wyższe, więc i wyżej wyceniane… tylko często nikt z agencją nie negocjuje, ba – nie dochodzi nawet w rozmowach do momentu negocjacji ceny…  pierwsze i ostanie pytania jakie pada to „czy pracujecie na success fee?”.

Aby sprawdzić czy cena agencji na sucess fee jest rzeczywiście niższa niż w modelach ratalnych warto na miejscu pierwszego pytania kwalifikującego agencję do rozmów postawić

  1. „co zawiera proces rekrutacyjny”
  2. zapytać o cenę
  3. dopiero na ostatnim miejscu postawić pytane o model płatności

Pytanie o zawartość procesu rekrutacyjnego jest szczególnie ważne bo pozwala porównywać do siebie podobne produkty (usługi). Daje możliwość świadomego wyboru tego za co zapłacimy.

Czasami jakiś element procesu będzie dla nas tak bardzo ważny, że to on przeważy o wyborze firmy (np. kandydat testowy w pierwszych dniach rekrutacji lub cotygodniowe raporty z postępu w pracach agencji, długość ubezpieczenia jakie dostanę w przypadku nietrafionego wyboru – gwarancja od agencji).

Nie zapominajmy, że jakość naprawdę ma swoją cenę, czasami wymaga nieco dłuższego czasu, bardziej doświadczonego specjalisty. Dlatego na spotkaniach z agencją nie bójmy się wnikliwej analizy wyceny usługi, czy etapów procesu rekrutacyjnego.

Każda nowo nawiązana współpraca czy każdy proces rekrutacyjny są indywidualne i potrzebują swojej drogi wyboru, a więc będą tworzyły swoją historię. Udanych łowów i dobrych wyborów.

Ewa Adamczyk i Katarzyna Wójtowicz