Polityka Prywatności
Spis treści
Kliknij nazwę sekcji, aby przejść do odpowiedniej części dokumentu.
- JAK KORZYSTAĆ Z TEJ POLITYKI
- ADMINISTRATOR DANYCH I KONTAKT
- KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSÓB, Z KTÓRYMI KONTAKTUJEMY SIĘ W SPRAWIE MOŻLIWOŚCI ZAWODOWEJ (DIRECT SEARCH)
- KANDYDACI UCZESTNICZĄCY W KONKRETNYM PROCESIE REKRUTACYJNYM
- REKRUTACJA UKRYTA I PRZEKAZANIE DANYCH KLIENTOWI
- BAZA KANDYDATÓW I PRZYSZŁE REKRUTACJE
- ASSESSMENT & DEVELOPMENT CENTER ORAZ BADANIA KOMPETENCYJNE
- REFERENCJE ZAWODOWE
- SZTUCZNA INTELIGENCJA I TRANSKRYPCJA ROZMÓW
- FORMULARZE, WIADOMOŚCI I INNE SPOSOBY KONTAKTU
- KLIENCI, POTENCJALNI KLIENCI I OSOBY KONTAKTOWE
- NEWSLETTER I KOMUNIKACJA MARKETINGOWA
- PLIKI COOKIES I ANALITYKA STRONY
- ODBIORCY DANYCH I PRZEKAZYWANIE POZA EOG
- JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE
- TWOJE PRAWA
- JAK CHRONIMY DANE
- LINKI I USŁUGI ZEWNĘTRZNE
- ZMIANY POLITYKI
- KONTAKT
1. Jak korzystać z tej polityki
Wybierz sytuację, która najlepiej opisuje Twój kontakt z NAJ International:
- otrzymałeś lub otrzymałaś od nas wiadomość na LinkedIn dotyczącą konkretnej możliwości zawodowej;
- zgłaszasz się do konkretnego procesu rekrutacyjnego albo już w nim uczestniczysz;
- wyraziłeś lub wyraziłaś zgodę na uwzględnianie Twoich danych w przyszłych rekrutacjach;
- uczestniczysz w Assessment & Development Center albo badaniu kompetencyjnym;
- jesteś osobą wskazaną do udzielenia referencji zawodowej;
- reprezentujesz klienta, potencjalnego klienta, dostawcę albo partnera biznesowego;
- kontaktujesz się z nami przez formularz, e-mail lub telefon;
- zapisałeś lub zapisałaś się na newsletter;
- korzystasz z naszej strony internetowej i ustawień plików cookies.
Informacje wspólne dla wszystkich tych sytuacji, w szczególności dotyczące odbiorców danych, przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, okresów przechowywania oraz Twoich praw, znajdują się w dalszej części dokumentu.
2. Administrator danych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest NAJ International Sp. z o.o., Rondo ONZ 1, 00-124 Warszawa, NIP 5210090012, dalej jako „NAJ” albo „my”.
Przetwarzamy dane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r., czyli ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych, dalej jako „RODO”.
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz napisać na adres RODO@naj.com.pl.
Cofnięcie zgody na udział w rekrutacji, przyszłe rekrutacje albo komunikację marketingową możesz przesłać na adres out@naj.com.pl.
3. Klauzula informacyjna dla osób, z którymi kontaktujemy się w sprawie możliwości zawodowej (direct search)
Ta część dotyczy sytuacji, w której konsultant NAJ kontaktuje się z Tobą, na przykład przez LinkedIn, w sprawie konkretnej możliwości zawodowej. Nie dotyczy zwykłego zaproszenia do sieci kontaktów, które nie odnosi się do określonego projektu rekrutacyjnego.
Skąd mamy Twoje dane
Korzystamy z informacji zawodowych, które udostępniłeś lub udostępniłaś w profesjonalnym serwisie społecznościowym, przede wszystkim w profilu LinkedIn. LinkedIn pozostaje odrębnym administratorem danych przetwarzanych w ramach swojej platformy.
Możemy korzystać z takich informacji jak:
- imię i nazwisko;
- stanowisko i nazwa organizacji;
- przebieg doświadczenia zawodowego;
- wykształcenie, kwalifikacje i umiejętności;
- lokalizacja zawodowa;
- dane kontaktowe udostępnione w profilu;
- adres profilu i informacje przekazane w korespondencji z nami.
Dlaczego się kontaktujemy i jaka jest podstawa prawna
Korzystamy z danych zawodowych, aby ocenić, czy dana możliwość może odpowiadać Twojemu doświadczeniu, oraz zapytać, czy chcesz poznać jej szczegóły.
Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Polega on na identyfikowaniu i kontaktowaniu osób, których doświadczenie może odpowiadać wymaganiom konkretnego projektu Executive Search prowadzonego dla klienta.
Ograniczamy zakres danych do informacji zawodowych i wykonujemy obowiązek informacyjny najpóźniej przy pierwszej wiadomości dotyczącej konkretnej możliwości zawodowej.
Prawo do sprzeciwu
Masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się korzystaniu z Twoich danych w celu Direct Search. Wystarczy odpowiedzieć na wiadomość konsultanta albo napisać na adres RODO@naj.com.pl.
Po otrzymaniu sprzeciwu nie będziemy dalej kontaktować się z Tobą w związku z daną możliwością zawodową. Informacja o sprzeciwie może pozostać wyłącznie w korespondencji prowadzonej na platformie, abyśmy mogli respektować Twoją decyzję.
Co dzieje się, jeśli nie jesteś zainteresowany lub zainteresowana
Jeżeli nie wyrazisz zainteresowania udziałem w procesie, nie tworzymy Twojego rekordu w bazie kandydatów NAJ i nie przenosimy do niej danych z profilu. Korespondencja pozostaje w serwisie LinkedIn zgodnie z zasadami działania i ustawieniami tej platformy.
Co dzieje się, jeśli chcesz poznać ofertę
Jeżeli wyrazisz zainteresowanie, możemy przekazać Ci opis stanowiska i zaprosić do rozmowy. Jeżeli zdecydujesz się przystąpić do procesu i prześlesz formularz aplikacyjny albo CV, zastosowanie ma część dotycząca kandydatów uczestniczących w konkretnej rekrutacji.
Na etapie pierwszego kontaktu nie przekazujemy klientowi Twoich danych umożliwiających identyfikację.
Uzupełniające informacje dotyczące odbiorców i transferów, okresów przechowywania oraz Twoich praw znajdują się w dalszej części Polityki.
4. Kandydaci uczestniczący w konkretnym procesie rekrutacyjnym
Ta część dotyczy osób, które zgłaszają się do procesu prowadzonego przez NAJ dla jednego z naszych klientów.
Jakie dane przetwarzamy
W zależności od stanowiska i przebiegu procesu możemy przetwarzać:
- dane identyfikacyjne i kontaktowe;
- informacje zawarte w CV, formularzu aplikacyjnym i innych przekazanych dokumentach;
- informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, znajomości języków, historii zatrudnienia i osiągnięciach zawodowych;
- informacje o oczekiwaniach zawodowych i finansowych, dostępności, okresie wypowiedzenia, mobilności i gotowości do relokacji;
- informacje przekazane podczas rozmów i korespondencji;
- notatki konsultanta dotyczące doświadczenia, kompetencji, motywacji i dopasowania do wymagań stanowiska;
- wyniki badań kompetencyjnych lub Assessment & Development Center, jeżeli są elementem procesu;
- syntetyczne informacje z referencji zawodowych, jeżeli zostały sprawdzone;
- informacje dotyczące przebiegu procesu, spotkań, decyzji i przekazanych zgód.
Nie wymagamy danych szczególnych kategorii, takich jak informacje o zdrowiu, pochodzeniu, przekonaniach, życiu prywatnym lub przynależności związkowej. Prosimy, aby nie zamieszczać ich w CV ani innych dokumentach, chyba że ich podanie jest niezbędne i zostało z nami wcześniej uzgodnione.
W jakich celach przetwarzamy dane
Przetwarzamy dane w celu:
- przyjęcia zgłoszenia i prowadzenia konkretnego procesu rekrutacyjnego;
- kontaktu z Tobą i organizacji kolejnych etapów;
- oceny doświadczenia, kompetencji, motywacji i zgodności z wymaganiami stanowiska;
- przygotowania profilu lub raportu kandydackiego;
- przedstawienia klientowi profilu bez danych bezpośrednio identyfikujących na wstępnym etapie, jeżeli wymaga tego model procesu;
- przekazania klientowi danych umożliwiających identyfikację po uzyskaniu Twojej odrębnej zgody;
- przeprowadzenia badań kompetencyjnych lub Assessment & Development Center, jeżeli wyrazisz na to odrębną zgodę;
- weryfikacji referencji zawodowych po uzgodnieniu tego z Tobą;
- dokumentowania przebiegu procesu oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawa prawna
Podstawą przetwarzania danych na potrzeby konkretnej rekrutacji jest Twoja dobrowolna zgoda, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, wyrażona przez zaznaczenie odpowiedniego pola i przesłanie formularza aplikacyjnego albo przez inne jednoznaczne zgłoszenie udziału w procesie.
W zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowego przebiegu procesu, rozpatrywania skarg oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń podstawą może być prawnie uzasadniony interes NAJ, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne. Bez informacji pozwalających ocenić Twoją kandydaturę i skontaktować się z Tobą nie będziemy jednak mogli prowadzić procesu rekrutacyjnego.
Możesz w każdej chwili zrezygnować z udziału i cofnąć zgodę. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej cofnięciem. Może również nie powodować natychmiastowego usunięcia ograniczonej dokumentacji, jeżeli jej dalsze przechowywanie jest niezbędne do ochrony roszczeń lub wykonania obowiązku prawnego.
5. Rekrutacja ukryta i przekazanie danych klientowi
W niektórych projektach klient wymaga zachowania poufności. W takiej sytuacji na początkowym etapie nie ujawniamy nazwy potencjalnego pracodawcy.
Możemy przedstawić klientowi profil kandydata bez imienia, nazwiska, danych kontaktowych i innych bezpośrednich identyfikatorów. Zakres informacji dobieramy tak, aby na tym etapie ograniczyć możliwość rozpoznania konkretnej osoby.
W projekcie poufnym nazwa klienta może zostać ujawniona dopiero na uzgodnionym etapie, w razie potrzeby po podpisaniu przez kandydata zobowiązania do zachowania poufności.
Danych pozwalających na identyfikację, w szczególności CV, nie przekazujemy klientowi bez wcześniejszego:
- poinformowania Cię, komu dane mają zostać przekazane;
- ujawnienia nazwy klienta i, gdy ma to znaczenie, kraju odbiorcy;
- uzyskania Twojej odrębnej i wyraźnej zgody.
Jeżeli nie wyrazisz zgody, nie przekażemy klientowi danych umożliwiających Twoją identyfikację. Możesz wtedy zakończyć udział w procesie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszych działań.
Po otrzymaniu danych klient co do zasady samodzielnie decyduje o ich wykorzystaniu w swoim procesie rekrutacyjnym i w tym zakresie działa jako odrębny administrator. Powinien przekazać Ci własną informację o zasadach przetwarzania danych.
6. Baza kandydatów i przyszłe rekrutacje
Udział w konkretnym procesie nie oznacza automatycznie, że będziemy przechowywać Twoje dane dla przyszłych rekrutacji.
Możemy to robić wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz na to odrębną, dobrowolną zgodę w formularzu aplikacyjnym albo w inny jednoznaczny sposób.
Jak wykorzystujemy dane
W ramach przyszłych rekrutacji możemy:
- wyszukiwać w bazie profile odpowiadające nowym projektom;
- kontaktować się z Tobą w sprawie dopasowanej możliwości zawodowej;
- aktualizować z Tobą informacje o doświadczeniu, oczekiwaniach i dostępności;
- wykorzystywać dane, dokumenty, notatki i wyniki badań w zakresie adekwatnym i przydatnym do oceny dopasowania do kolejnego projektu.
Sama obecność w bazie nie oznacza automatycznego przedstawienia Twojej kandydatury klientowi. Przed przekazaniem danych umożliwiających identyfikację zawsze poinformujemy Cię o konkretnym projekcie i poprosimy o odrębną zgodę.
Jak długo przechowujemy dane
Dane przeznaczone do przyszłych rekrutacji przechowujemy maksymalnie przez 10 lat od dnia wyrażenia zgody albo jej ostatniego odnowienia, chyba że wcześniej ją cofniesz albo dane przestaną być adekwatne do tego celu.
Przed upływem tego okresu, jeżeli posiadamy aktualne dane kontaktowe, skontaktujemy się z Tobą, aby poinformować o planowanym usunięciu danych oraz umożliwić ich aktualizację i wyrażenie nowej zgody. Jeżeli nie otrzymamy nowej zgody, dane przeznaczone do przyszłych rekrutacji zostaną usunięte po upływie 10 lat.
Możesz w dowolnym momencie:
- cofnąć zgodę, pisząc na adres out@naj.com.pl;
- poprosić o sprostowanie lub aktualizację danych, pisząc na adres RODO@naj.com.pl;
- przesłać nam aktualne CV.
Kandydaci nie posiadają indywidualnych kont z samodzielnym dostępem do bazy NAJ. Aktualizacji dokonujemy na wniosek osoby, której dane dotyczą.
7. Assessment & Development Center oraz badania kompetencyjne
W wybranych procesach możemy stosować Assessment & Development Center, wywiady kompetencyjne, zadania symulacyjne, testy psychometryczne lub badania stylu zachowania, w tym badanie DISC D3.
Gdy badanie dotyczy kandydata
Badanie jest prowadzone tylko wtedy, gdy stanowi uzgodniony element procesu i wyrazisz odrębną zgodę.
Możemy przetwarzać:
- dane potrzebne do przekazania dostępu do badania;
- udzielone odpowiedzi;
- wyniki, profile i raporty;
- obserwacje asesorów i informację zwrotną;
- wnioski konsultanta dotyczące kompetencji i potencjału.
Celem jest pogłębiona ocena kompetencji, zachowań i potencjału w odniesieniu do konkretnego stanowiska. Wynik badania nie jest jedyną podstawą oceny kandydata i jest interpretowany przez konsultanta.
Raport imienny może zostać przekazany klientowi w ramach konkretnego procesu po uzyskaniu zgody na przekazanie danych. Jeżeli kandydat wyraził zgodę na przyszłe rekrutacje, raport może pozostać w bazie przez okres obowiązywania tej zgody, o ile pozostaje adekwatny do tego celu.
Przy realizacji badań możemy korzystać z dostawców zewnętrznych narzędzi. Otrzymują oni wyłącznie dane potrzebne do przeprowadzenia badania i wygenerowania raportu. W zależności od sposobu działania danego narzędzia dostawca może przetwarzać dane na zlecenie NAJ albo jako odrębny administrator. Przed rozpoczęciem badania udostępniamy informacje właściwe dla danego rozwiązania.
Gdy badanie dotyczy pracownika klienta
W projektach rozwojowych, sukcesyjnych lub awansowych administratorem danych uczestnika jest co do zasady jego pracodawca. NAJ przetwarza dane na udokumentowane polecenie klienta i w zakresie wynikającym z umowy powierzenia.
Szczegółową informację o celach, podstawach prawnych, odbiorcach i okresie przechowywania uczestnik otrzymuje od pracodawcy albo w informacji przygotowanej dla konkretnego projektu. Raport imienny jest przekazywany klientowi zgodnie z ustalonym zakresem projektu.
8. Referencje zawodowe
Na końcowym etapie rekrutacji możemy, po uzgodnieniu z kandydatem, zweryfikować referencje zawodowe u wskazanej przez niego osoby.
Prosimy kandydata, aby przed przekazaniem kontaktu poinformował referenta o planowanej rozmowie i uzgodnił z nim udostępnienie numeru telefonu.
Uzyskane informacje wykorzystujemy wyłącznie w związku z konkretnym procesem. Syntetyczne podsumowanie może zostać uwzględnione w raporcie kandydackim przekazywanym klientowi. Nie przekazujemy klientowi imienia, nazwiska ani danych kontaktowych referenta. Możemy wskazać ogólną relację zawodową, na przykład „były przełożony”.
Informacja dla osoby udzielającej referencji
Jeżeli kandydat wskazał Cię jako referenta, Twoje dane kontaktowe otrzymaliśmy od tego kandydata. Wykorzystujemy je w celu przeprowadzenia rozmowy referencyjnej i rzetelnej weryfikacji informacji zawodowych dotyczących kandydata.
Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes NAJ, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Polega on na zapewnieniu jakości i wiarygodności procesu rekrutacyjnego.
Przy pierwszym kontakcie informujemy, że administratorem danych jest NAJ, oraz wskazujemy, gdzie znajduje się ta Polityka.
Nie zapisujemy Twojego numeru telefonu w bazie kandydatów i nie przekazujemy go klientowi. Dane kontaktowe wykorzystujemy tylko do zrealizowania uzgodnionej rozmowy. W raporcie pozostaje wyłącznie syntetyczne podsumowanie referencji, bez danych umożliwiających bezpośrednią identyfikację referenta.
9. Sztuczna inteligencja i transkrypcja rozmów
W NAJ decyzje dotyczące kandydatów podejmują ludzie.
Nie wykorzystujemy sztucznej inteligencji do:
- automatycznej selekcji kandydatów;
- rankingu lub scoringu kandydatów;
- profilowania na podstawie AI;
- automatycznej oceny rozmów;
- podejmowania decyzji o przejściu do kolejnego etapu;
- rekomendowania kandydata klientowi bez oceny konsultanta.
Nie podejmujemy wobec kandydatów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.
Narzędzia językowe wykorzystujące AI mogą wspierać prace redakcyjne i administracyjne, takie jak opracowanie ogólnego opisu stanowiska, artykułu, materiału informacyjnego lub wzoru komunikatu. Do ogólnych modeli językowych nie przekazujemy CV, fragmentów CV, nazwisk kandydatów, notatek z rozmów ani innych danych pozwalających zidentyfikować konkretną osobę.
Transkrypcja rozmów
Podczas wybranych spotkań online z kandydatami lub klientami możemy korzystać z funkcji automatycznej transkrypcji.
Transkrypcję uruchamiamy wyłącznie po wcześniejszym poinformowaniu uczestnika i uzyskaniu jego zgody. Odmowa nie wpływa na możliwość odbycia rozmowy ani na ocenę kandydata. Spotkanie odbywa się wtedy bez transkrypcji.
Funkcja tworzy zapis tekstowy rozmowy. Nie zachowujemy nagrania dźwięku i nie wykorzystujemy transkrypcji do automatycznej oceny uczestnika.
Zapis służy wyłącznie konsultantowi do sporządzenia własnej notatki. Po przygotowaniu notatki transkrypcja jest niezwłocznie usuwana. Notatka jest przechowywana zgodnie z zasadami właściwymi dla danego procesu.
Podstawą przetwarzania danych na potrzeby transkrypcji jest zgoda uczestnika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
10. Formularze, wiadomości i inne sposoby kontaktu
Jeżeli kontaktujesz się z nami przez formularz na stronie, e-mail, telefon albo inny kanał, przetwarzamy dane, które dobrowolnie przekazujesz, w szczególności:
- imię i nazwisko;
- adres e-mail i numer telefonu;
- nazwę organizacji i stanowisko;
- treść wiadomości i załączniki;
- informacje potrzebne do udzielenia odpowiedzi lub przygotowania rozmowy.
Przetwarzamy te dane w celu:
- udzielenia odpowiedzi;
- obsługi zapytania;
- przygotowania oferty lub podjęcia działań przed zawarciem umowy;
- prowadzenia dalszej korespondencji;
- dokumentowania ustaleń i ochrony roszczeń.
W zależności od charakteru kontaktu podstawą prawną jest:
- podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy albo wykonanie umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- prawnie uzasadniony interes NAJ polegający na obsłudze korespondencji, budowaniu relacji biznesowych i dokumentowaniu ustaleń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- zgoda, jeżeli kontakt dotyczy newslettera lub komunikacji marketingowej, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych i informacji potrzebnych do odpowiedzi możemy nie być w stanie obsłużyć zapytania.
11. Klienci, potencjalni klienci i osoby kontaktowe
Przetwarzamy dane osób reprezentujących klientów, potencjalnych klientów, dostawców i partnerów biznesowych.
Dane możemy otrzymać:
- bezpośrednio od Ciebie;
- od organizacji, którą reprezentujesz;
- od innej osoby zaangażowanej w projekt;
- z publicznie dostępnych źródeł zawodowych, takich jak strona organizacji, rejestr publiczny lub profesjonalny profil biznesowy.
Zakres danych może obejmować imię i nazwisko, stanowisko, organizację, służbowe dane kontaktowe, informacje zawarte w korespondencji oraz dane dotyczące współpracy i prowadzonych projektów.
Przetwarzamy je w celu:
- odpowiadania na zapytania i przygotowania oferty;
- zawierania i wykonywania umów;
- organizacji projektów, spotkań i komunikacji;
- prowadzenia rozliczeń i dokumentacji księgowej;
- utrzymywania relacji biznesowej;
- ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Podstawą prawną może być wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem, obowiązek prawny, w szczególności podatkowy i księgowy, albo prawnie uzasadniony interes NAJ związany z prowadzeniem działalności, obsługą klienta i utrzymaniem relacji biznesowych.
Na prośbę polskiego klienta zainteresowanego współpracą międzynarodową możemy przekazać jego dane kontaktowe wskazanemu partnerowi IESF, aby umożliwić rozpoczęcie rozmowy. Robimy to za wiedzą osoby kontaktowej i w zakresie niezbędnym do nawiązania relacji. Nie przekazujemy partnerom IESF danych kandydatów z bazy NAJ.
Jeżeli danych nie otrzymaliśmy bezpośrednio od Ciebie, informację o zasadach ich przetwarzania przekazujemy najpóźniej przy pierwszym kontakcie, chyba że już nią dysponujesz.
Komunikację marketingową e-mail prowadzimy na podstawie zgody wymaganej przez przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.
14. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione w NAJ oraz podmioty, które potrzebują ich do świadczenia usług na naszą rzecz albo realizacji określonego procesu.
W zależności od sytuacji odbiorcami lub kategoriami odbiorców mogą być:
- klienci prowadzący rekrutację, po uzyskaniu zgody kandydata na przekazanie danych umożliwiających identyfikację;
- dostawcy systemów rekrutacyjnych, hostingu, poczty elektronicznej, spotkań online i obsługi informatycznej;
- dostawcy narzędzi do badań kompetencyjnych i generowania raportów;
- dostawcy systemu newsletterowego, analityki strony i zarządzania zgodami cookies;
- podmioty świadczące usługi prawne, księgowe, audytowe i administracyjne;
- partner IESF wskazany przez klienta, wyłącznie w odniesieniu do danych kontaktowych klienta i na jego prośbę;
- organy publiczne lub inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
Dostawcy działający na nasze zlecenie przetwarzają dane na podstawie umów i wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami. Niektórzy dostawcy albo klienci mogą działać jako odrębni administratorzy. W takim przypadku odpowiadają za własny zakres przetwarzania i przekazują własne informacje o prywatności.
Podstawowa baza kandydatów jest utrzymywana na serwerach znajdujących się w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
Co do zasady dążymy do przetwarzania danych na terenie EOG. Jeżeli w konkretnym projekcie dane mają zostać przekazane odbiorcy poza EOG, przed przekazaniem poinformujemy o:
- odbiorcy i kraju, do którego dane mają trafić;
- zakresie przekazywanych danych;
- podstawie prawnej transferu;
- zastosowanych zabezpieczeniach, na przykład decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzulach umownych.
Dane kandydata przekazujemy zagranicznemu klientowi dopiero po ujawnieniu jego tożsamości i uzyskaniu wyraźnej zgody kandydata na przekazanie danych.
15. Jak długo przechowujemy dane
Okres przechowywania zależy od celu i podstawy prawnej.
Direct Search bez udziału w procesie
Jeżeli nie wyrazisz zainteresowania i nie prześlesz aplikacji, nie tworzymy odrębnego rekordu w bazie kandydatów. Korespondencja pozostaje na platformie, przez którą prowadzono kontakt, zgodnie z jej ustawieniami i zasadami.
Konkretny proces rekrutacyjny
Dane przechowujemy przez czas prowadzenia procesu albo do cofnięcia zgody. Po jego zakończeniu możemy zachować ograniczoną dokumentację przez okres niezbędny do wykazania prawidłowego przebiegu procesu oraz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, nie dłużej niż do upływu właściwych terminów przedawnienia. Jeżeli powstanie spór, dane mogą być przechowywane do jego prawomocnego zakończenia.
Przyszłe rekrutacje
Dane przechowujemy maksymalnie przez 10 lat od wyrażenia albo ostatniego odnowienia zgody. Brak nowej zgody po upływie tego okresu oznacza usunięcie danych przeznaczonych do przyszłych rekrutacji.
Assessment & Development Center i badania kompetencyjne
Materiały dotyczące kandydata przechowujemy przez okres właściwy dla konkretnego procesu, a jeżeli kandydat wyraził zgodę na przyszłe rekrutacje, przez okres obowiązywania tej zgody, o ile materiały pozostają adekwatne do celu. W projektach dla pracowników klienta okres wynika z instrukcji klienta i umowy dotyczącej projektu.
Referencje
Dane kontaktowe referenta wykorzystujemy tylko do przeprowadzenia rozmowy i nie zapisujemy ich w bazie kandydatów. Syntetyczne podsumowanie referencji jest częścią raportu kandydackiego i jest przechowywane według zasad właściwych dla danych kandydata.
Transkrypcje
Transkrypcję usuwamy niezwłocznie po sporządzeniu notatki konsultanta.
Zapytania i korespondencja
Dane przechowujemy przez czas potrzebny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do dokumentowania ustaleń oraz ochrony roszczeń.
Klienci i rozliczenia
Dane związane z umową przechowujemy przez czas współpracy, a następnie przez okres wynikający z obowiązków podatkowych, księgowych i terminów przedawnienia roszczeń.
Newsletter i marketing
Dane przechowujemy do cofnięcia zgody albo rezygnacji z komunikacji. Ograniczona informacja o rezygnacji może być przechowywana dłużej w celu respektowania sprzeciwu.
Cookies
Okresy działania konkretnych cookies są wskazane w aktualnym panelu cookies. Po upływie właściwego okresu dane usuwamy albo anonimizujemy, chyba że obowiązek dalszego przechowywania wynika z prawa.
16. Twoje prawa
W zależności od podstawy i sposobu przetwarzania możesz skorzystać z następujących praw:
- dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
- sprostowania lub uzupełnienia danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
- sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego, który po wniesieniu sprzeciwu jest dla nas wiążący;
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Prawa nie mają charakteru bezwzględnego. W niektórych sytuacjach możemy odmówić realizacji wniosku w całości lub części, jeżeli dalsze przetwarzanie jest wymagane przez prawo albo niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Wyjaśnimy wtedy przyczynę.
Wniosek możesz przesłać na adres RODO@naj.com.pl. Cofnięcie zgody możesz także skierować na adres out@naj.com.pl.
Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, aby nie udostępnić danych osobie nieuprawnionej.
17. Jak chronimy dane
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dopasowane do rodzaju danych, zakresu przetwarzania i poziomu ryzyka.
Obejmują one w szczególności:
- nadawanie dostępu wyłącznie osobom upoważnionym;
- obowiązek poufności;
- kontrolę dostępu do systemów i dokumentacji;
- zabezpieczenia systemów informatycznych i kopie bezpieczeństwa;
- procedury reagowania na incydenty;
- dobór dostawców oraz umowy regulujące przetwarzanie danych;
- szkolenie osób pracujących z danymi.
Nie ujawniamy danych osobom nieuprawnionym i ograniczamy ich zakres do tego, co potrzebne w danym procesie.
18. Linki i usługi zewnętrzne
Nasza strona może zawierać linki do stron, profili lub usług innych podmiotów. Po przejściu do zewnętrznego serwisu jego operator przetwarza dane na własnych zasadach.
Przed przekazaniem danych w zewnętrznym formularzu albo rozpoczęciem korzystania z zewnętrznego narzędzia zapoznaj się z jego informacją o prywatności.
19. Zmiany polityki
Możemy aktualizować Politykę, gdy zmieniają się przepisy, sposób działania strony, wykorzystywane technologie albo zakres świadczonych usług.
Aktualna wersja jest publikowana na stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Jeżeli zmiana istotnie wpływa na sposób przetwarzania danych osób, z którymi pozostajemy w kontakcie, możemy przekazać dodatkową informację odpowiednim kanałem.
Przed uruchomieniem nowej usługi, która wymaga przetwarzania danych w sposób nieopisany w tym dokumencie, zaktualizujemy Politykę albo przekażemy uczestnikom odrębną klauzulę informacyjną.
20. Kontakt
Administrator: NAJ International Sp. z o.o.
Adres: Rondo ONZ 1, 00-124 Warszawa
NIP: 5210090012
Pytania, wnioski i realizacja praw: RODO@naj.com.pl
Cofnięcie zgody na rekrutacje, przyszłe rekrutacje lub marketing: out@naj.com.pl
Jeżeli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Data przyjęcia: 13 sierpnia 2026
Ostatnia aktualizacja: 26 sierpnia 2026
Jesteś gotowy znaleźć idealnego lidera?
Nie ryzykuj przy kluczowych rekrutacjach. Skontaktuj się z nami, aby omówić profil kandydata, którego potrzebuje Twoja organizacja.
Otrzymaj wsparcie
i zaufaj naszemu
doświadczeniu
Każdy projekt zaczynamy od rozmowy. Napisz do nas lub zadzwoń, aby otrzymać wstępną analizę możliwości rekrutacyjnych dla Twojej firmy.
Bądź o krok przed rynkiem. Wiedza Executive Search prosto na Twój email.
Zapisz się do naszego newslettera, aby otrzymywać wyselekcjonowane artykuły i studia przypadków bezpośrednio od naszych ekspertów.
