Czy i jak przeprowadzić rozmowę oceniającą z pracownikiem zdalnie? - NAJINTERNATIONAL Executive Search & Leadership Solutions

>> Go to Frontpage
Czy i jak  przeprowadzić rozmowę oceniającą z pracownikiem zdalnie?

Czy i jak przeprowadzić rozmowę oceniającą z pracownikiem zdalnie?

Oceny pracownicze to zwykle stresujące zadanie zarówno dla osoby oceniającej jak i ocenianej. W tym roku będzie to szczególnie trudne zadanie dla obu stron, ponieważ cele stawiane były w czasie boomu gospodarczego, a oceny w większości firm przypada na czas jednego z największych kryzysów gospodarczych na świecie, niepewności ekonomicznej na wielu rynkach i braku jasnej informacji, kiedy sytuacja się ustabilizuje i jak po tym „ustabilizowaniu” będzie wyglądała, gdzie będzie nasz rynek, jak zmienią się potrzeby i zachowania naszych klientów 

Czynnikiem komplikującym całą ocenę jest również kompletnie zmieniony sposób pracy zarówno menedżerów, jak i większości pracowników, zmieniony sposób komunikacji z centralą i właścicielami. Nawet jeśli Twoja firma funkcjonuje w miarę ułożony sposób, to być może Twoi pracownicy zmagają się z kryzysem w domu spowodowanym utratą pracy przez ich współmałżonka, brata, siostrę, ojca lub syna? A może byli na długiej kwarantannie lub chorowali? Jak więc w tych okolicznościach przeprowadzić ocenę pracowniczą? I czy w ogóle ją przeprowadzać?  

Poniżej zamieszczam kluczowe cytaty z artykułu pt. “How to Do Performance ReviewsRemotely opublikowanego na łamach Harvard Business Review autorstwa Rebecca Knight oraz link do wersji angielskiej pełnego tekstu.

Ewa Adamczyk

 

Być może w ciągu swojej kariery przeprowadziłeś setki ocen pracowniczych, ale w czasach Covid-19 wszystko jest inne.  

Ty i Twój zespół pracujecie zdalnie od miesięcy w niezwykle trudnej sytuacji. W jaki sposób zacząć ocenę pracy Twoich pracowników w tak trudnym czasie? Jaki wpływ na Twoją ocenę powinien mieć Covid-19? I w jaki sposób możesz się upewnić, że jesteś sprawiedliwy, biorąc pod uwagę różne okoliczności, w jakich każdy się znajduje?” 

Po pierwsze, zastanów się, dlaczego prowadzisz te oceny – bowiem w dobie kryzysu Covid-19 niekoniecznie szukasz sposobu na wychwycenie słabych pracowników, ani nie zdecydujesz, kto dostanie podwyżkę. Być może ocena służy obecnie wzmocnieniu kultury organizacji Twojej firmy i jej wartości. Sposób, w jaki firma traktuje swoich pracowników w obecnej sytuacji, wpłynie na wzmocnienie lub osłabienie jej kultury organizacyjnej w przyszłości.”  

 

Pomyśl o tym, co chcesz ocenić. 

Czy patrzysz na wyniki sprzedaży przed kryzysem spowodowanym Covid-19? Czy też na to, jak dobrze pracownicy radzą sobie teraz?” 

“W większości organizacji cele, które zostały wyznaczone w zeszłym roku przed kryzysem Covid-19, są już nieaktualne, ponieważ punkty docelowe uległy zmianie i zmienił się kontekst.” 

“Praca zespołowa i współpraca są w tym kryzysie na pierwszym miejscu”, i te zachowania powinny być doceniane i nagradzane. 

 

Przywołaj empatię i szacunek dla pracowników 

Przyznaj, że członkowie Twojego zespołu działają w bardzo różnych i zróżnicowanych okolicznościach. Ponieważ członkowie twojego zespołu pracują w domu, twoje podejście wymaga nieco większej elastyczności, nieco większego serca i nieco większej łagodności”, mówi Mark Mortensen, associate professor ds. zachowań organizacyjnych INSEAD  Niektórzy z nich żonglują rozmowami z klientami, zabawiając swoje dzieci lub pomagając im w matematyce; inni mogą nadzorować projekty, opiekując się starszymi członkami rodziny; jeszcze inni mogą próbować pracować, zmagając się z poczuciem izolacji. Nie wiesz dokładnie, jakie to trudne dla twoich pracowników”.  

Jako kierownik, “nie możesz patrzeć tylko na to, co ludzie zapewniają”, ignorując jednocześnie ich sytuacje domowe. Okaż współczucie. “Psychologiczny wpływ Covid-19 uderza w ludzi w różny sposób”, mówi. “Musisz dać ludziom trochę więcej swobody.” 

 

Warto rozważyć rezygnację z ocen. 

W tym duchu, Anna Tavis, clinical associate professor of human capital management at New York University and an editor at People + Strategy, a journal for HR executives zaleca tymczasowe “zawieszenie ocen z użyciem danych liczbowych”. Ocenianie pracowników “będzie niezwykle trudne, ponieważ z obiektywnych powodów wielu z nich nie jest w stanie pracować na 100%.” 

W miejsce ocen sugeruje stworzenie “elastycznego systemu, który rozpoznaje trudności, które wiele osób przeżywa” oraz przeprowadzenie “bardziej narracyjnej oceny”, która dostarczy pracownikom konkretnych i pomocnych informacji o tym, co zrobili dobrze i gdzie mogliby się poprawić. 

 

Gromadzenie różnego rodzaju danych 

Jedną z najtrudniejszych rzeczy w przeprowadzaniu ocen pracowniczych w czasie, gdy Twój zespół oddalił się od siebie, jest to, że nie masz tylu danych, co zwykle, ponieważ nie widzisz swoich pracowników osobiście, twierdzi Mortensen.  

Ryzyko polega na tym, że “Twoje stare poglądy, pozytywne lub negatywne, zostaną wzmocnione”. Twoi najlepsi pracownicy na pewno “radzą sobie świetnie”, podczas gdy twoi słabsi pracownicytracą piłkę”. Aby rozwiązać ten problem, musisz “być świadomy swoich uprzedzeń” i “szukać innych źródeł danych”, mówi. Poproś pracownika o samoocenę i współpracowników o ich przemyślenia. Tavis zaleca, aby pytać innych: “Jak ten pracownik proaktywnie się komunikuje? W jaki sposób łączy się z klientami i współpracownikami? Komu pomaga? Postawcie te [pozytywne] pytania na pierwszym planie i skupcie się na nich”. 

 

Nadaj właściwy klimat/ton 

Zmęczenie Zoomem jest realne, ale “dla ocen pracowniczych wideo jest naprawdę ważne”, mówi Tavis. Pozwala zobaczyć “ludzi tam, gdzie są – niezależnie od tego, czy pracują ze swojego salonu, kuchni, czy garderoby”, dodaje Tavis. “To jest bardziej osobiste i ludzkie”. Bądź otwarty i ciepły. Zwracaj szczególną uwagę na mowę ciała – zarówno Twojego, jak i Twoich pracowników. Ponieważ nie jest to tzw. spotkanie twarzą w twarz, nie ma żadnych “wskazówek dotyczących kontekstu i łatwo o nieporozumienia” – mówi Mortensen. “[Na ekranie] twarz Twojego pracownika to maleńka dwuwymiarowa rzecz i będzie ci trudniej ocenić” podtekst tego, co się dzieje. Czy właśnie nadszarpnąłeś duszę swojego pracownika? Czy może jego kamera jest zablokowana? “Będziesz musiał być o wiele dokładniejszy i o wiele bardziej szczegółowy i bezpośredni”, mówi. Słuchaj uważnie i zachęcaj do wzajemnej komunikacji pomiędzy pracownikami. “Naprawdę poświęć czas, aby upewnić się, że nie gubisz ważnych informacji“. 

 

Zwróć uwagę na najsłabszych 

W normalnych czasach ocena pracy jest szansą dla menedżerów na skonfrontowanie się ze słabymi wynikami poprzez żądanie poprawy. Ale to nie są normalne czasy. “Jeśli ktoś nie osiąga wyników, to teraz nie jest czas, aby go przygniatać, mówi Tavis. “Musisz podjąć świadomą decyzję, o co teraz toczy się walka. Nie warto biegać w poszukiwaniu nieudaczników.” Zamiast tego, jeśli ktoś z twojej drużyny nie dostarcza, musisz “dowiedzieć się dlaczego, pytając, co się dzieje w jego życiu”, mówi. Mortensen radzi stworzyć trochę “luzu w systemie”, aby poradzić sobie z pracownikami mającymi problemy. Jeśli zazwyczaj dałbyś komuś ostrzeżenie, bo jest słabszy, to teraz możesz zaoferować mu “czasowy okres karencji”, który pozwoli mu “przyzwyczaić się do pracy zdalnej” i odwrócić sytuację. “Dajcie tym, którzy mają problemy w pracy trochę czasu”, może nawet do “końca roku kalendarzowego”. Ale, oczywiście, nadejdzie moment, w którym będziesz musiał wykonać kilka trudnych telefonów”. 

 

“(…) I bądź czujny w stosunku do swoich gwiazd.  

Ważne jest, aby docenić twoich najbardziej efektywnych pracowników – i to zarówno za ich morale, jak i po to, aby utrzymać ich w Twojej organizacji. “Twoje największe talenty zawsze będą miały gdzie się podziać”, nawet na trudnym rynku pracy, mówi Tavis. Upewnij się, że skorzystasz z tej okazji, aby docenić i okazać uznanie dla pracowników, “którzy pracują ciężko, są zaangażowani, oddani i oferują swoje wsparcie innym”. Upewnienie ich, że są dla Ciebie ważni i pochwała wiele znaczą dla spokoju Twoich pracowników” – dodaje Mortensen. W tej trudnej sytuacji gospodarczej “ludzie doświadczają wielu strachów i obaw, że stracą pracę”. Najlepszym sposobem, aby pomóc im “poradzić sobie z niepewnością, jest stworzenie pewnej pewności”, mówi Mortensen. Dajcie ludziom punkt odniesienia. “Jeśli wiesz, że czyjeś wyniki nie będą dla nich zagrożeniem, daj im o tym znać”. 

 

Spójrz w przyszłość 

Ponieważ praca w domu jest nową normą w przewidywalnej przyszłości, ważne jest, aby zastanowić się, w jaki sposób chcesz oceniać wyniki pracy w przyszłości, mówi Mortensen. “W tym nowym środowisku możesz potrzebować częstszych, mniejszych ocen, takich jak półroczne lub kwartalne. Daje to tobie, menedżerowi, “możliwość przekazania prawdziwych informacji zwrotnych” i daje pracownikom możliwość “dokonania korekt i kalibracji”.  

Tavis zaleca, aby zastanowić się, w jaki sposób ten kryzys może “być katalizatorem zmian w kulturze organizacyjnej”. Okres ten “stanowi okazję do przejścia w kierunku systemu zarządzania zorientowanego na ludzi, zbudowanego wokół elastyczności i zwinności, a nie wydajności i konkurencyjności za wszelką cenę” – mówi Tavis. Ten pierwszy jest “bardziej trwały w dłuższej perspektywie”. 

 

“Co powinieneś zrobić? 

  • Podejdź do swoich ocen z większą elastycznością, pobłażliwością, empatią i współczuciem. 
  • Rozpoznawaj i okazuj uznanie dla pracowników, którzy są zaangażowani i ciężko pracują. Ma to kluczowe znaczenie dla ich morale – i dla zdolności Twojej organizacji do ich utrzymania. 
  • Do rozmowy oceniającej używaj wideo. Jest ona bardziej osobista i humanitarna.
  • Daj słabszym pracownikom czas na przyzwyczajenie się do pracy na odległość i na poprawę wyników.
  • Nie pozwól, aby wkradła się rutyna i twoje utarte poglądy na temat danej osoby – poszukaj alternatywnych danych na temat pracy osób przez ciebie ocenianych. Poproś innych współpracowników o informacje na temat poziomu komunikacji wewnętrznej i współpracy. 
  • Rozważ zwiększenie częstotliwości ocen. Być może obecnie oceny półroczne lub kwartalne będą optymalne. 

https://hbr.org/2020/06/how-to-do-performance-reviews-remotely